Automatización documental
Facturas, pedidos y albaranes, registrados sin teclear.
Lee documentos recibidos por correo o escaneados, los contrasta con el ERP y los registra. Lo dudoso pasa a una persona.
De la factura recibida al registro en el ERP
El ejemplo muestra una factura ficticia leída campo a campo y contrastada con el ERP: tres datos coinciden y el importe queda para revisión.
Qué puedes hacer
- Leer documentos. Facturas, pedidos y albaranes en PDF, imagen o correo.
- Contrastar con el ERP. Comprueba proveedor, pedido e importes.
- Registrar lo validado. Crea el registro en el ERP y señala lo que requiere revisión.
Así se trabaja
Ejemplo con datos ficticios para explicar el proceso, no un caso de cliente.
Llega una factura
El Proveedor de ejemplo envía la factura F-0000 por correo.
Lectura y contraste
Se extraen los datos y se comparan con el pedido P-0000.
Registro o revisión
Si cuadra, se registra; si un importe no coincide, lo revisa una persona.
Conexiones y control
- Conexión con tu ERP y con el buzón de entrada; se acuerdan tipos de documento y campos.
- Los campos dudosos o que no coinciden con el ERP quedan para revisar; no se registran a ciegas.
- Registrar una factura no es pagarla: los pagos siguen tu circuito de autorización.
- Protección en varias capas: filtros de datos personales y control de accesos. Enmascarar datos antes del modelo no es lo mismo que anonimizarlos de forma definitiva.
Preguntas frecuentes
¿Y si un documento llega mal escaneado?
Los campos dudosos se marcan para revisión y una persona los corrige.
¿Sirve para clientes y proveedores?
Sí. Se configuran los tipos de documento y su destino en el ERP.
¿Paga las facturas que registra?
No. Registra y contrasta; el pago lo autoriza tu equipo.